Frage:
Wir haben mehrere Filialen und wollen MS-Institut übergreifend benutzen. Kann z.B. per FTP-Zugriff der Datenbestand auf einem zentralen Server abgelegt werden, so dass alle Filialen auf diesen Bestand zugreifen können?
Antwort:
Ja, das geht. Grundsätzlich ist MS-Institut netzwerkfähig, was einen
gleichzeitigen Zugriff auf den gleichen Datenbestand von zwei Rechnern aus
ermöglicht. Dabei wird im Normalfall allerdings davon ausgegangen, dass die
Rechner an einem Ort installiert sind und per LAN bzw. WLAN miteinander verbunden sind.
Diese Variante ist bereits vielfach im Einsatz und funktioniert problemlos.
Soll MS-Institut über zwei entfernte Standorte auf die
gleichen Daten zugreifen, ist dies nur über eine Internetverbindung beider
Systeme und einer Ablage der Mandanten-Datenbank auf einem FTP-Server (ein zentraler
Speicherplatz im Internet) möglich. Damit nun MS-Institut auf dieses
Internet-Verzeichnis zugreifen kann, muss eine ständige Laufwerks-Verbindung zu dem
FTP-Server eingerichtet werden. Das geschieht mit Hilfe eines Tools (z.B.
NetDrive - http://www.netdrive.net/home.html),
welches die Serveradresse im Windows-Explorer als einen Laufwerksbuchstaben
zuordnet. Dieses so eingerichtete Laufwerk wird anschließend in MS-Institut als Datenpfad eingerichtet.
Bei
dieser Variante ist allerdings zu bedenken, dass der Zugriff
auf die so zentral abgelegten Daten je nach Verbindungsgeschwindigkeit
der
Rechner zum Internet und je nach Qualität des FTP-Servers deutlich
langsamer
sein kann, als bei einem gemeinsamen Zugriff in einem lokalen Netzwerk.
Es
müsste daher im Einzelfall geprüft werden, ob diese Variante sinnvoll
machbar ist. Tests mit einer 16.000 DSL-Verbindung und einem schnellen
FTP-Server haben nur geringe Zeitverzögerungen beim Zugriff auf die
Daten ergeben.
Zur Einrichtung von MS-Institut mit obiger Variante gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Die Software
MS-Institut wird lokal auf jedem PC installiert, der auf die zentralen Daten zugreifen soll.
Bitte beachten Sie dabei, dass Sie für jede Installation von MS-Institut eine Lizenz benötigen.
- Auf einem FTP-Server
legen Sie z.B. ein Verzeichnis
"MS-Institut\daten" an.
- Damit nun MS-Institut
auf dieses Verzeichnis zugreifen kann, muß eine Verbindung zu dem FTP-Server
eingerichtet werden, die der Serveradresse im Windows-Explorer einen
Laufwerksbuchstaben zuordnet.
- Dies geht mit Hilfe
eines Tools wie z.B. NetDrive (http://www.netdrive.net/home.html). Das Tool macht den FTP-Server als Laufwerksbuchstaben im Windows-Explorer sichtbar. MS-Institut greift dann auf diesen Laufwerksbuchstaben zu. Dem FTP-Laufwerk weisen Sie so z.B. den Laufwerksbuchstaben "W:\" zu.
- Anschließend wird in
MS-Institut der Datenpfad wie folgt eingestellt:
"W:\MS-Institut\daten".
- Nach dem Ändern des
Datenpfades zunächst MS-Institut beenden und neu starten.
- Danach legen Sie
einen neuen Mandanten an, der dann auf dem FTP-Laufwerk erstellt
wird.
In anderen Filialen
müssen Sie analog vorgehen. Erst wenn auf allen Systemen der Datenpfad auf den
FTP-Server eingestellt ist, kann gemeinsam mit den gleichen Daten gearbeitet
werden. Wichtig: In allen Instituten muß der Mandant in der Mandantenübersicht
die gleiche Nummer bekommen. Das ist die Zahl in der Spalte "Nr". Hintergrund:
Anhand dieser Nummer wird der Name der Datenbank festgelegt. Hat eine andere
Filiale eine andere Nummer vor dem Mandantennamen, sucht MS-Institut nach einer
anderen Datenbank.
Bitte
bedenken Sie bei einer solchen Lösung, dass Sie keinen Zugriff mehr auf Ihre Daten haben, wenn die Internetverbindung einmal nicht zur
Verfügung steht.